Cinco dicas pouco ortodoxas para o uso do e-mail

Drls? faço meu amor em vidrotil

Nossos coitos serão de modernfold

Até que a lança de interflex

vipax nos separe em clavilux

Camabel camabel o vale ecoa

sobre o vazio de ondalit

a noite asfáltica plkx

Carlos Drummond de Andrade

(Século passado) Quais são as partes do corpo humano? Cabeça, tronco e membros.

(Terceiro milênio) Quais são as partes do ser humano? Celular, internet, What’sApp e demais aplicativos – de preferência, os + populares. blz?).

Neste mundo conturbado, eu digito. Logo, existo. Peço, portanto, que desvie, pelo amor de Deus, seu olhar do celular (deixe no vibracall) e se concentre no que eu digo.

Vou tc pra vc algumas dicas práticas, q têm mtu a v, pq irão ajudá-lo a tirar o maior proveito dos e-mails de negócios.

Primeira dica: Separe o público do privado

A comunicação nas empresas não é espaço para manifestações tipo facebook/instagram. Assim, Por favor/você (ou o senhor) poderia fazer a gentileza de/ Muito obrigado/ Grato pelas informações prestadas/ Colocamo-nos a sua (inteira) disposição para todos os esclarecimentos (adicionais) necessários, constituem marcas de cortesia para promover o diálogo e instaurar a convivência harmoniosa entre pessoas circunstancialmente conectadas.

Em tempo: Nada de pegadinhas, mensagens engraçadas, correntes ou avisos de vírus em ambientes profissionais. Textos ou vídeos que você julga interessantes não devem ser repassados a todos, indiscriminadamente. A intranet ou as redes sociais podem ser o espaço para isso.

Emoticons no campo profissional? Nem de brincadeira!... Fuja também das abreviaturas. Frequentemente, seu e-mail é parte inicial de um processo decisório, que passa pelo gestor imediato até chegar ao presidente da empresa.  E é claro que você não vai querer pagar esse mico.

Em tempo again: att é abreviatura de attention, do inglês. Nada a ver com atenciosamente.

Segunda dica : Seja cortês com o leitor

Kant já dizia que “O homem é apenas o que a educação faz dele, e é essa disciplina que transforma a animalidade em humanidade”. A cortesia implica dar ao outro o mesmo tratamento que você gostaria de receber na relação cotidiana. Nada contra um Bom dia / Boa tarde, (Bom dia, Carlos) ou um Senhor / Senhora, (Senhor Carlos Alberto ou Senhor Fornecedor). Nos fechos, Um abraço/ Saudações ou um Atenciosamente/ Cordialmente.

Terceira dica: Segure a onda. E não entre no clima!

Como nada do que o cliente diz é pessoalmente contra você, a cortesia deve ser preservada. Ser cortês não implica, no entanto, aceitar passivamente manifestações de violência objetiva. Basta apenas lembrar que ninguém ganha no grito.

Claro que a cortesia não deve ser associada ao discurso falso, impertinente e indiferente. Certa vez, fiquei cinco dias (uma eternidade!) sem internet. Após frustradas e frustrantes tentativas para resolver o problema, enviei ao Fale Conosco da prestadora um texto mal-humorado, descrevendo minuciosamente o sofrimento de falar com o call-center e exigindo solução para o problema. Como resposta, recebi um e-mail-padrão, que começava mais ou menos assim:

Me desculpa. Mas pior do que o ódio é a indiferença. Moral da história: Tive um ataque de fúria, escrevi para o reclameAQUI e entrei com uma ação no Procon.

Quarta dica: Fuja das mensagens telegráficas

Mensagens por e-mail devem ser curtas e simples; só que mensagens curtas não quer dizer necessariamente telegráficas. Lembre-se: leitor não é adivinho. Isso não tem nada a ver com comunicação.

Quinta dica: Lembre-se das três perguntas mágicas

1.     O que o leitor precisa saber? à Diga logo o que você pretende no primeiro parágrafo. Se você tem de informar, informe; se tem de comunicar, comunique; se tem de avisar, avise. Diga logo o que o leitor precisa saber, no primeiro parágrafo de seu e-mail.

2.     Para que o leitor precisa dessas informações? Reserve o último parágrafo para definir/lembrar/sugerir o que o leitor pode/deve fazer diante das informações prestadas.

3.     Que tipo de conhecimento o leitor tem do assunto à A resposta a essa pergunta é que irá determinar a extensão de seu e-mail. Se sua resposta for longa, convém "quebrá-la" em vários parágrafos. Se o assunto for muito intrincado, use e abuse dos anexos. Anexos são ótimos para enviar planilhas, gráficos, fundamentação legal, textos de apoio e tudo mais que puder ser "retirado", do texto principal, sem que o e-mail perca o sentido.

Respeite o tempo do leitor!